Электронный документооборот перестал быть темой только для крупных компаний: подрядчику на пятнадцать человек он экономит несколько дней в месяц, которые уходили на почту, курьеров и поиск потерянных актов.
Что даёт ЭДО небольшой компании
Главный эффект — скорость закрытия сделки. Акт и счёт-фактура подписываются в день выполнения работ, а не через две недели, когда бумаги вернутся с подписью контрагента. Второй эффект — хранение: документы не теряются и находятся поиском по номеру и дате.
- Договоры и приложения к ним
- Счета, акты и накладные
- Счета-фактуры и универсальные передаточные документы
- Внутренние приказы и заявления сотрудников
С чего начать подключение
Порядок обычно такой: получить квалифицированную электронную подпись на руководителя, выбрать оператора ЭДО, подключить обмен и разослать приглашения контрагентам. Если у вас уже стоит учётная программа, разумно выбрать оператора, у которого есть готовая интеграция именно с ней.
Настройку под ключ в Пензе делают ИТ-компании и партнёры разработчиков учётных систем — их карточки собраны в рубрике «Компьютеры и телекоммуникации».
Частые сложности
Основная — контрагенты у другого оператора. Обмен между операторами работает через роуминг, и его иногда нужно запрашивать отдельно. Вторая сложность организационная: пока бухгалтер продолжает печатать документы «на всякий случай», выгоды не будет.
ЭДО начинает окупаться не в момент подключения, а когда бумажный дубликат перестают делать по привычке.